À QUI / À QUOI ÇA SERT ?

Comme plusieurs de nos clients font des missions sur le réseau des autoroutes Vinci, ceux-ci nous ont fait la demande que TowSoft puisse se connecter aux systèmes de Vinci pour minimiser les doubles saisies d’informations et, du coup, gagner en efficacité.

Comme vous pourrez le constater ci-dessous, nous avons travaillé avec l’équipe de Vinci pour:

1- Permettre la réception digitale des missions Vinci dans votre TowSoft
2- Permettre la clôture des missions Vinci, directement à partir de TowSoft, en envoyant les détails de facturation.

VOUS ÊTES PRESTATAIRE DE SERVICES SUR LE RÉSEAU DES AUTOROUTES VINCI ?

Notre équipe entrera en contact avec vous, si ce n’est pas déjà fait, pour planifier la connexion de votre TowSoft avec les systèmes de Vinci.

[AVERTISSEMENTS]

• Cette intégration comporte des limitations qui sont spécifiées plus bas dans cet article. TowSoft récupère toutes les infos qui nous sont rendues disponibles par les systèmes de Vinci, mais si elles ne sont pas disponibles, nous ne pouvons tout simplement pas vous les afficher.
• Cette intégration requiert le renouvellement, aux 90 jours, du jeton servant à authentifier la connexion de TowSoft avec les systèmes de Vinci. Si vous n’effectuez pas ce renouvellement en temps requis, la connexion ne sera plus fonctionnelle, jusqu’au renseignement d’un nouveau jeton. Consultez plus de détails dans la section NOTION D’EXPIRATION / DE RENOUVELLEMENT DU JETON AVA ci-dessous.

SURVOL DU FONCTIONNEMENT

Réception d’une mission de Vinci

Lorsqu’une mission vous est répartie via l’application AVA, vous la recevrez maintenant en E-dispatch dans TowSoft, ce qui fera en sorte que vous serez notifié de celle-ci, comme c’est le cas pour les missions d’assistance, et qu’elle s’ajoutera à l’onglet des commandes.

Fenêtre des détails d’une commande Vinci

En cliquant sur l’icône d’œil dans la notification ou en cliquant sur VOIR à la droite dans le tableau des commandes, cela aura pour effet d’ouvrir la même fenêtre d’acceptation des commandes à laquelle vous êtes habitués.

Fenêtre des détails d’une commande Vinci

Dès lors, vous constaterez des différences comparativement avec le fonctionnement des commandes d’assistance, puisque la connexion avec le système de AVA/Vinci comporte plusieurs limitations qui sont détaillées dans la section LIMITATIONS DE L’INTÉGRATION AVA/VINCI ci-dessous. En somme, à cause de ces limitations, plusieurs champs d’informations doivent être renseignés manuellement dans TowSoft et, en plus, certaines actions relatives aux missions doivent continuer d’être faites via l’application AVA dont, entre autres, l’acceptation de la commande et la répartition de celle-ci. 

Évolution d’une mission en cours de Vinci

Une fois que les missions sont acceptées et réparties via l’application AVA, vous pourrez voir leur statut évoluer dans TowSoft lorsqu’elles sont actualisées dans l’application AVA par les chauffeurs, et ce, jusqu’à ce qu’elles soient rendues au statut Départ lieu d’intervention. Les missions, à ce stade, seront dans l’onglet des “En cours” et leur statut devra être actualisé manuellement, via TowSoft, jusqu’au statut Terminé afin de les amener à l’onglet des “À facturer”. 

Envoi des détails de la facture à Vinci afin de clôturer la mission

Lors de la vérification d’une mission Vinci faite via TowSoft, l’administrateur qui en est responsable devra bonifier l’information manquante dans la fenêtre de vérification ci-dessous. Lorsqu’il cliquera sur le bouton Vérifier et terminer la mission, cela aura pour effet d’envoyer les détails de facturation à Vinci et de clôturer la mission dans leur plateforme. 

Fenêtre de vérification d’une mission Vinci

Vous n’aurez donc plus à effectuer cette étape, en plus, dans leur système !

EXPIRATION & MISE À JOUR DU JETON AVA

Lors de la configuration de la connexion de votre TowSoft avec les systèmes de Vinci, l’équipe de TowSoft a généré, pour vous, un ou des jetons depuis leur plateforme (AVA ASF) en s’y connectant avec vos accès. Cependant, leur politique de sécurité exige que ce jeton soit renouvellé à tous les 15 jours !

C’est donc dire que vous devrez effectuer ce renouvellement de façon autonome et en temps requis, sans quoi, la connexion sera temporairement interrompue.

COMMENT GÉNÉRER UN NOUVEAU JETON ?

Vous devrez d’abord vous connecter à votre plateforme AVA :

• AVA-ASF -> https://ava.vinci-autoroutes.com

Interface de la plateforme AVA de VINCI

Une fois connecté à la plateforme, rendez vous ensuite dans la section Mon compte – Accès JALVA à gauche, puis repérez le bouton Générer un jeton d’accès. Lorsque vous appuierez sur ce bouton, le jeton sera généré, puis copié dans votre presse-papier et notez qu’il sera valide pour une durée de 15 jours à partir de cette date.

[ATTENTION] Le jeton est automatiquement copié lorsque vous le générez. Il est important que vous ne surligniez pas celui-ci manuellement, puis ensuite le copier, puisque cela inclura des sauts de ligne non désirés qui pourraient nuire au bon fonctionnement de la connexion.

Erreur possible si la copie du jeton n’est pas faite correctement

MISE À JOUR / RENOUVELLEMENT DU JETON DANS TOWSOFT

Dirigez vous ensuite dans Compagnies & Options et cliquez sur le nom de la compagnie principale. Puis, parmi les boutons à droite, vous retrouverez maintenant :

Boutons Options Vinci, dans les Options de compagnie

En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez la fenêtre ci-dessous, vous permettant de mettre à jour / renouveller le jeton.

Fenêtre pour le renouvellement du jeton de connexion AVA/VINCI

Veuillez coller le jeton dans la section jeton d’accès pour ensuite cliquer sur Modifier les options. Ce faisant, le renouvellement sera complété et, si vous cliquez à nouveau sur ce même bouton par la suite, vous constaterez que de nouvelles Date de mise à jour et Date d’expiration y apparaîtront.

RAPPELS POUR LE RENOUVELLEMENT DES JETONS

Comme mentionné en début de section, si vous n’effectuez pas le renouvellement du jeton avant son expiration, cela aura pour effet d’interrompre la connexion. C’est pourquoi, 5 jours avant sa date d’expiration, TowSoft notifiera votre administrateur par mail, ainsi que par messagerie pop up dans le logiciel, afin qu’il/elle aille renouveller le jeton en suivant la procédure ci-haut.

* Notez bien que la date d’expiration du jeton affichée dans TowSoft se base sur la date de mise à jour de celui-ci dans notre logiciel. Cependant, la réelle date d’expiration se base sur la date de génération du jeton faite via la plateforme AVA/VINCI. C’est donc dire que si un nouveau jeton est généré, mais qu’il n’est pas renseigné dans TowSoft la journée même, la date d’expiration affichée dans TowSoft ne sera pas exactement la bonne. Il est donc de mise de le renseigner immédiatement dans TowSoft.

LIMITATIONS DE L’INTÉGRATION AVA/VINCI

Accès aux données des missions

Voici les informations qui sont mises à notre disposition via l’intégration AVA/VINCI:

• l’ID de la mission, 
• le n° de la mission, 
• les coordonnées du client, 
• l’immatriculation et la marque du véhicule du client, 
• le type de véhicule du client (VL ou PL)
• le PTAC
• les horodates d’acceptation de la commande, d’arrivée à l’origine du chauffeur et du départ du lieu d’origine du chauffeur de la mission;
• les prix HT et TTC du péage à percevoir
• les prix HT et TTC du péage collecté par le dépanneur

C’est donc dire que, compte tenu de ces limitations, vous devrez manuellement renseigner certaines informations supplémentaires, dont les adresses des lieux et les infos de répartition, afin de pouvoir vérifier la mission dans TowSoft et envoyer les détails de facturation à Vinci.

Fréquence de la synchronisation des missions

Les systèmes d’AVA/Vinci nous permettent d’effectuer des synchronisations à une fréquence qui ne peut pas excéder 1 fois toutes les deux minutes. Ce faisant, la mise à jour d’une mission effectuée dans l’application AVA pourrait prendre un certain temps avant de se refléter dans TowSoft.