COMMENT PRENDRE UNE NOUVELLE MISSION ?

Pour prendre une nouvelle mission dans TowSoft, cliquez sur l’icône du + se trouvant en haut à gauche, dans la barre de cycle de vie des missions.

Le formulaire de prise de mission comporte plusieurs champs et fonctionnalités. Il n’est toutefois pas obligatoire de remplir tous les champs pour créer une mission. Dans le cas d’une mission d’urgence, vous pouvez générer une mission en spécifiant uniquement le type de mission ainsi que l’origine de la panne. À noter que vous ou vos chauffeurs pouvez compléter les informations manquantes en tout temps une fois qu’une mission est créée.

Nous vous suggérons de vous familiariser avec le formulaire. À noter que le moyen le plus efficace pour passer au champ suivant est d’utiliser la touche TABULATION, et d’utiliser la combinaison SHIFT et TABULATION pour revenir au champ précédent.

Le formulaire de prise de mission est divisé en sept zones; elles sont expliquées en détails ci-dessous.

LES SECTIONS DE LA FICHE DE MISSION

SECTION DÉTAIL DE LA MISSION

Vous trouverez dans cette zone les éléments suivants :

• Date et heure du rendez-vous
• Mode de répartition
• Société ou base utilisée (si vous utilisez les options multi-société ou multi-base)

Dans la plupart des cas, vous n’aurez pas à changer les champs de cette zone lors d’une création de mission.

Si vous changez la date et l’heure du rendez-vous, vous pourrez créer un rendez-vous futur, apparaissant sous l’onglet RÉSERVATION.

Le mode de répartition par défaut est NE PAS RÉPARTIR, votre mission sera donc mise en attente lorsque vous l’aurez renseignée.

La société par défaut est sélectionnée et changera automatiquement en fonction du lieu de panne de mission.

SECTION CLIENT

Vous trouverez dans cette zone les éléments suivants :

• Client sous compte
• Numéro de dossier
• Prénom du client
• Nom du client
• Numéro de téléphone du client
• Poste associé au numéro de téléphone
• Courriel du client
• Informations du bénéficiaire
  • Adresse du bénéficiaire (vous devez inscrire l’adresse et sélectionner la bonne parmi les choix affichés; les 4 champs suivants se remplissent ainsi)
  • Numéro de TVA intracommunautaire
• Nom du responsable
• Numéro de téléphone du responsable
• Poste associé au numéro de téléphone

Le champ CLIENT SOUS COMPTE doit être utilisé uniquement dans le cas d’une mission facturé à un client sous compte à votre entreprise. Laissez ce champ vide dans le cas d’une mission qui devra être payée sur place. Ce champ recherche parmi votre base de clients dès que vous y tapez 3 caractères.

Vous devez maintenant insérer un numéro de bon de livraison dans le champ suivant.

Puis, le nom du client sur les lieux de panne et son numéro de téléphone portable.

Vous pouvez compléter les autres informations au besoin.

Remplissez maintenant le champ RESPONSABLE DE LA MISSION, c’est à dire le nom de la personne autorisée chez votre client à vous commander des missions. Dans le cas d’un assisteur, il peut s’agir du nom de l’agent. Vous pouvez également compléter avec le numéro de téléphone pour joindre ce responsable en cas de problème avec la mission.

SECTION LIEU D’INTERVENTION / DESTINATION

Vous trouverez dans cette zone les éléments suivants :

• Service
• Nature d’intervention
• Fait générateur
• Détail du fait générateur
• Case à cocher pour mission de transport
• Listes de pays à cocher (dans le cas où plus d’un pays sont sélectionnés dans l’onglet PAYS des OPTIONS POUR SUPER ADMIN)
• Lieu d’intervention
• Libellé
• Destination
• Libellé
• Origine de mission

Le champ CODE DE SERVICE vous permet de trouver le service approprié à envoyer à votre chauffeur. Ce champ recherche parmi vos services configurés dès que vous y tapez 2 caractères.

Une fois le service sélectionné, vous remarquerez que le devis de la mission apparaît dans la partie droite de l’écran. Cette tarification sera influencée par les données renseignées dans les champs qui suivront, soit le lieu d’intervention et la destination.

Les champs de LIEU D’INTERVENTION et de DESTINATION vous permettent de rechercher et de sélectionner une adresse ou un nom commercial pour en assurer le géocodage. Ce champ recherche dès que vous y tapez 1 caractère. Dans un cas où vous ne pouvez trouver le lieu géocodé, TowSoft vous permet quand même d’inscrire un descriptif pour guider votre chauffeur. Le géocodage s’effectuera au signalement de son arrivée sur les lieux. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de cartographie en appuyant sur l’icône de CIBLE à droite des titres de champ. Vous verrez apparaître une carte sur laquelle vous pouvez naviguer et pointer pour sélectionner un lieu. Vous remarquerez que TowSoft calcule et affiche automatiquement les distances et durées suivantes :

• Votre atelier au lieu d’intervention
• Lieu d’intervention à la destination
• La destination à votre atelier

À note que les données tiennent compte de la circulation actuelle.

SECTION VÉHICULE OU CHARGEMENT

Vous trouverez dans cette zone les éléments suivants :

• Marque ou description
• Modèle
• Année
• Couleur
• Immatriculation
• Numéro de série
• Poids
• Longueur
• Largeur
• Hauteur
• Numéro de flotte
• Kilométrage
• Carburant
• Transmission
• Boîte
• PTAC
• Type de véhicule

Ces champs sont tous optionnels lors d’une création de mission. Toutefois, plus vous les compléterez de manière exacte et plus vous augmenterez votre efficacité lors de recherche de dossiers dans le futur.

Le bouton AJOUTER UN VÉHICULE vous permet également de créer rapidement d’autres missions identiques avec d’autres véhicules.

SECTION INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Vous trouverez dans cette zone les éléments suivants :

• Remarques
• Autres remarques de facturation
• Numéro de livraison
• Numéro de dossier police

Les champs REMARQUES et AUTRES REMARQUES DE FACTURATION permettent d’y inscrire des informations pertinentes concernant la mission en question. Celles-ci sont visibles par le personnel de bureau ainsi que les chauffeurs.

SECTION CONFIRMATION DE LA MISSION

Cette leçon explique les fonctionnalités de la zone de confirmation se trouvant à droite du formulaire de création de mission. La zone de confirmation vous permet de voir le récapitulatif de la mission que vous venez de renseigner avant de l’ajouter à vos missions en attente et de la répartir à un de vos chauffeur.

Vous trouverez dans cette zone les éléments suivants :

• Boutons de confirmation et d’annulation de mission
• Numéro de mission
• Devis de mission (calcul des tarifs)
• Le tableau de trajet de mission

Avant de confirmer notre mission avec le bouton de confirmation, assurez-vous que les informations affichées dans le devis de mission sont exactes. À noter que vous pourrez modifier ces informations en tout temps pendant le cycle de vie d’une mission. Votre chauffeur pourra également compléter des informations manquantes à l’aide de son application mobile TowSoft.

Vous pourrez également constater le trajet indiqué pour votre mission dans le tableau sous le devis.

SECTION AVERTISSEMENT (FRANCE AVEC NOMAD SEULEMENT)

Vous trouverez dans cette zone les éléments suivants :

• Option OUI/NON complexe
• Option OUI/NON incendie
• Option OUI/NON gêne la circulation
• Option OUI/NON hauteur limitée
• Option OUI/NON sous-sol
• Option OUI/NON parking
• Option OUI/NON périphérique voie rapide
• Option OUI/NON formalité fourrière
• Nombre de crevaisons
• Nombre d’occupants

Cette zone agit en tant qu’indicateur d’avertissements. Elle permet d’afficher plus de détails sur la mission.